การจัดกิจกรรมในสถานที่หรืองานที่ผู้เข้าร่วมประชุมต้องพบปะเป็นการส่วนตัวมักเป็นประโยชน์ต่อแขกเป็นอย่างมาก แต่จากมุมมองของผู้ประสานงาน ก็ทำให้ปวดหัวตลอดการเตรียมการเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเกี่ยวข้องกับระบบการลงทะเบียนกิจกรรม เพราะการต่อแถวยาวไม่เพียงแต่ทำให้แขกเสียเวลา แต่ยังทำให้พวกเขารู้สึกแย่ไปอีกทางหนึ่ง

ในบล็อกไซต์นี้ เราจะพาคุณไปดูข้อมูลของนวัตกรรมต่างๆ ที่สามารถช่วยให้คุณจัดการกับทีมใหญ่ในโอกาสต่างๆ ได้อย่างสะดวกสบายมากกว่าที่คุณทำได้ในตอนนี้

ฉันควรใช้ระบบการลงทะเบียนกิจกรรมประเภทใด

ก่อนที่จะตอบคำถามนี้ เราขอเชิญชวนผู้อ่านให้ย้อนกลับไปที่จุดเริ่มต้นและถามข้อกังวล 3 ข้อนี้

• ใครคือแขกของเรา
• พวกเขารู้จักเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่หรือไม่ เท่าไหร่?
• คุณตั้งใจที่จะคืนอะไรจากการใช้ระบบนี้

สำหรับผู้เข้าร่วมงานทั่วไป การใช้โค้ด QR ก็เพียงพอแล้ว อย่างไรก็ตาม ขณะเดียวกัน กลุ่ม geekier ก็คาดหวังว่าจะมีแอปพลิเคชั่นมือถือดีๆ ที่มีทุกฟังก์ชั่นตั้งแต่การลงทะเบียนและเช็คอิน รวมถึงเนื้อหากิจกรรมอื่นๆ เช่น เว็บเพจตรวจสอบตารางเวลา ระบบจับคู่บริการ และระบบแชทแยกกัน รวมอยู่ในที่เดียว หรือหากเป็นกลุ่มผู้สูงอายุก็อาจไม่ต้องการสิ่งใดมากไปกว่าสิ่งใดที่มีขั้นตอนการเช็คอินผ่านประตูที่เร็วที่สุดและสัมผัสโทรศัพท์มือถือน้อยที่สุด

อ่านเกี่ยวกับ registarthailand บนเว็บไซต์

ระบบการลงทะเบียนกิจกรรมเหล่านี้ไม่เพียงสร้างขึ้นเพื่อช่วยเหลือผู้เข้าร่วมเท่านั้น แต่ยังรวบรวมข้อมูลจำนวนมากเพื่อประมวลผลสำหรับผู้ประสานงานและผู้แสดงสินค้าเพื่อใช้ในอนาคต ดังนั้น เมื่อเลือกระบบที่จะใช้กับกิจกรรมของคุณ ควบคู่ไปกับการตรวจสอบผู้เข้าร่วม เรายังต้องดูเพิ่มเติมว่าการรวบรวมข้อมูลนั้นถูกกฎหมายหรือไม่

โปรดทราบ: นอกเหนือจาก GDPR ของสหภาพยุโรปแล้ว เรายังจำเป็นต้องค้นหากฎหมายอื่นๆ อีกหลายฉบับที่แต่ละประเทศกำลังดำเนินการอย่างช้าๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบที่คุณใช้เป็นไปตามกฎระเบียบความเป็นส่วนตัวของแต่ละประเทศ แต่ส่วนใหญ่แล้ว หากระบบปฏิบัติตาม GDPR ระบบจะทำงานได้ทุกที่อย่างแน่นอนเนื่องจากการบังคับใช้เกิดขึ้นพร้อมกัน

ระบบลงทะเบียนและเช็คอินกิจกรรมที่แนะนำที่เหมาะกับคุณ

คิวอาร์โค้ด

หนึ่งในระบบที่ได้รับความนิยมมากที่สุดเนื่องจากไม่ต้องป้อนข้อมูลและเพียงไม่กี่ขั้นตอนบนหน้าจอมือถือ คุณก็ทำเสร็จแล้ว วิธีการนี้อาจดูสะดวกเมื่อมองดูผิวเผิน แต่เบื้องหลังยังต้องเตรียมการอีกมาก จากหน้าเว็บการลงทะเบียน จะมีเทมเพลตอีเมลสำหรับส่งรหัส QR กลับไปให้แขกเพื่อใช้ในวันงาน อาจดูเหมือนว่าคุณต้องดำเนินการเพียงไม่กี่จุด แต่ก็มีบางสิ่งที่ต้องได้รับความเกี่ยวข้องอย่างมาก

ข้อดีของการใช้รหัส QR คือความเร็วในการสแกน ดังนั้นหากถามว่าระบบนี้เหมาะกับโอกาสแบบไหนก็บอกได้เลยว่าเหมาะกับทุกงาน โดยเฉพาะสำหรับโอกาสที่มีคนจำนวนมาก

ระบบยืนยันชื่อจริง

เราได้พูดคุยเกี่ยวกับระบบที่รวดเร็วแล้ว ในปัจจุบันเรามาพูดถึงระบบที่ปลอดภัยยิ่งขึ้นกัน แนวทางการยืนยันชื่อในระบบว่าตรงกับบัตรประชาชนหรือไม่เหมาะสมกับงานที่ใช้แนวทางเชิญเป็นส่วนใหญ่ จะง่ายกว่านี้หากผู้จัดงานมีรายการตรวจสอบแขกอยู่แล้ว เนื่องจากไม่ต้องเสียเวลารวบรวมอีกครั้ง

วิธีการนี้ซับซ้อนน้อยกว่าโค้ด QR เนื่องจากบุคคลทั่วไปไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนล่วงหน้า ชื่อเดียวกันก็เพียงพอแล้ว แต่ไม่เหมาะเป็นอย่างยิ่งสำหรับกิจกรรมสาธารณะ เพราะในทางปฏิบัติเราอาจไม่สามารถรวบรวมชื่อบุคคลจำนวนมากที่เราไม่รู้จักล่วงหน้าเพื่อเตรียมระบบสำหรับการใช้งานได้ (เว้นแต่จะมีเว็บไซต์สำหรับการลงทะเบียนล่วงหน้า)

แอปพลิเคชันมือถือ

จริงๆ แล้ว เมื่อเราอ้างว่าเป็นแอปพลิเคชันบนมือถือ ก็สามารถเป็นอะไรก็ได้ รวมถึงใช้เป็นส่วนหนึ่งของระบบเช็คอินเพื่อลงทะเบียนเข้าร่วมงาน และสามารถทำได้หลากหลายวิธี ไม่ว่าจะเป็นการใช้แอปฯ รวบรวม QR Code เพื่อตรวจสอบเข้างาน หรือหากโทรศัพท์มือถือมีระบบ RFID ก็สามารถใช้เป็นบัตรผ่านประตูได้

อีกตัวอย่างหนึ่งคือ หากคุณจัดงานเดิมบางครั้ง (เช่น จัดเวิร์คช็อปครั้งแรกในกรุงเทพฯ หลังจากนั้น สัปดาห์ถัดไปจะจัดที่นนทบุรีอย่างแน่นอน) นอกจากนี้ยังสามารถช่วยเพิ่มเติมสำหรับบุคคลที่ตั้งใจจะลงทะเบียนอีกครั้ง โดยให้พวกเขาใช้ข้อมูลเดียวกันจากกิจกรรมที่มีอยู่เพื่อเช็คอินเข้าร่วมกิจกรรมโดยไม่ต้องกลับไปลงทะเบียนเข้าร่วมกิจกรรมในตอนแรก

การ์ด RFID/NFC

บริการเพิ่มเติมที่กะทัดรัดและเป็นประโยชน์ซึ่งสามารถใช้ได้ในสถานการณ์ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นโอกาสที่เสนอตั๋วไปงานหรืองานภายในบริษัท สำหรับสถานการณ์หลัง (หลีกเลี่ยงส่วนการจองตั๋วเพราะว่ามันไม่ซับซ้อนอยู่แล้ว) ลองจินตนาการว่าคุณมีหน้าที่รับผิดชอบงานธุรกิจภายในที่มีผู้เข้าร่วมมากกว่า 500 คนในเวลาเดียวกัน การให้พวกมันจัดเรียงและตรวจสอบชื่อทีละชื่อนั้นไม่ใช่วิธีที่ยืดหยุ่นนักใช่ไหม

แต่คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากบัตรพนักงานไปยังบัตรผู้เข้าชมที่งานได้โดยตรง และอนุญาตให้ทุกคนตรวจสอบบัตรของตนเพื่อเข้าร่วมโอกาสได้เพียงแค่แตะบัตรเหล่านั้น มันง่ายมาก

หรือในสถานการณ์เพิ่มเติม คุณสามารถใช้รูปภาพของพนักงานในระบบและสร้างกล้องเพื่อลงชื่อเข้าใช้หากใบหน้าตรงกัน เทคนิคนี้เรียกว่าการประมวลผลภาพถ่าย แต่เป็นเทคนิคที่ต้องการให้ระบบของเราทำปัญญาประดิษฐ์บางอย่างเพื่อให้สามารถนำไปใช้ได้อย่างแม่นยำ นอกจากนี้ยังมีข้อกังวลเรื่องความเป็นส่วนตัวส่วนบุคคลที่ต้องคำนึงถึง

บีคอน

ระบบ Contactless Beacon อาจมีราคาแพงกว่าวิธีการอื่นๆ ที่เราระบุไว้ก่อนหน้านี้เล็กน้อย ระบบจะทำให้อุปกรณ์แต่ละชิ้นสามารถโต้ตอบกันได้โดยที่แต่ละคนไม่จำเป็นต้องทำอะไรเลย อาจเป็นปฏิสัมพันธ์ระหว่างอุปกรณ์บีคอนกับการ์ด RFID โทรศัพท์มือถือ หรือสายรัดข้อมือ ขึ้นอยู่กับวิธีที่เราเช็คอินสำหรับโอกาสนั้น

เครื่องหมายการค้าดิจิทัล

อย่าลืมว่านอกเหนือจากพวกเราที่ปัจจุบันมีความรู้เกี่ยวกับนวัตกรรมแล้ว ยังมีผู้คนที่ไม่ค่อยแตะต้องอุปกรณ์อัจฉริยะของตนมากนักอีกด้วย และทีมนี้เป็นทีมที่ท้าทายผู้จัดงานมากที่สุดทีมหนึ่งโดยถามว่าเราจะใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ได้อย่างไร อย่างไรก็ตาม ถ้าเราทำได้ดี กิจกรรมของเราจะคงอยู่ในใจของความเรียบง่ายไปอีกนาน

ด้วยเหตุผลดังกล่าว หากเราสามารถรวบรวมลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของผู้เข้าร่วมและใช้ในระบบได้ เราขอแนะนำให้คุณลองใช้

ในความเห็นของเรา เทคนิคนี้เหมาะสมกับโอกาสที่มีบุคคลจำนวนไม่มาก โดยมีผู้เข้าร่วม VVIP บางคน ผู้ประสานงานจะต้องรวบรวมข้อมูลนี้และจัดเตรียมไว้ นี่อาจเป็นส่วนที่ยาก